Contexte

BENSIZWE recrute pour un client dans le secteur de Télécommunication, Admin specialist qui aura pour mission :

Missions

• Le spécialiste administratif - Gestion des contrats de location de sites est responsable de la gestion administrative de bout en bout de tous les contrats de location et baux relatifs aux sites. Ce poste garantit que les contrats sont préparés avec précision, documentés, suivis, renouvelés et gérés tout au long de leur cycle de vie.
• En étroite collaboration avec l'équipe d'acquisition de sites, les services juridique et financier, les propriétaires et les autres parties prenantes, le titulaire veille à ce que tous les contrats soient conformes, dûment exécutés et gérés conformément aux politiques de l'entreprise et aux réglementations locales.

Tâches et Responsabilités

• Administration des contrats
• Rédiger et gérer les contrats de location, les avenants, les renouvellements, les additifs et les résiliations.
• Maintenir un référentiel centralisé des contrats et veiller à ce que tous les dossiers soient exacts, complets et prêts pour les audits.
• Assurer le suivi des dates clés (date de début, date d'expiration, périodes de renouvellement, révisions de loyer, levée d'options, délais de préavis) et signaler de manière proactive les échéances à venir.
• Gérer le contrôle des versions des projets de contrats, des modifications (redlines) et des copies finales signées.
• Coordination avec les parties prenantes
• Collaborer avec les propriétaires fonciers et les équipes d'acquisition afin de recueillir les informations nécessaires, résoudre les écarts et confirmer les conditions contractuelles.
• Servir de premier point de contact pour toutes les questions relatives aux contrats.
• Assurer l'archivage et la conservation des copies signées des contrats.
• Conformité et documentation
• Vérifier que les contrats comportent toutes les clauses obligatoires (loyer, dépôt de garantie, indexation/révision du loyer, charges, assurances, règlement des litiges, résiliation).
• Veiller au respect de la réglementation locale en matière de location, des politiques internes de l'entreprise et des exigences relatives à la protection des données.
• Soutenir les audits internes et externes en préparant les dossiers contractuels et les pièces justificatives.
• Reporting et amélioration des processus
• Produire des tableaux de bord hebdomadaires et mensuels sur l'état des contrats, les renouvellements à venir et les risques identifiés.

Performance Indicators

• Pourcentage de contrats de bail traités avec exactitude dans les délais convenus.
• Taux de renouvellement des contrats avant leur expiration.
• Exactitude et exhaustivité de la documentation contractuelle.
• Nombre de non-conformités ou d'observations d'audit liées aux contrats de bail.
• Respect des délais de production des rapports contractuels.
• Exactitude et exhaustivité du référentiel des contrats.
• Niveau de satisfaction des parties prenantes concernant les services d'administration des contrats.
• Réduction du nombre de renouvellements ou de préavis manqués.

Qualification et Exigences

• Licence (Bachelor) en Administration des Affaires, Droit, Administration, Gestion Immobilière ou dans un domaine connexe.
• Une certification complémentaire en administration des contrats ou en gestion documentaire constitue un atout.
• Experience
• Minimum de 3 à 5 ans d'expérience en administration des contrats, gestion des baux, administration juridique ou gestion documentaire.
• Une expérience dans les secteurs des télécommunications, de l'immobilier, des infrastructures ou de la construction est fortement souhaitée.
• Expérience dans la gestion d'un volume important de documents contractuels.
• Knowledge & Skills, attributes & abilities
• Excellente connaissance des contrats de bail et des processus d'administration des contrats.
• Solides compétences en organisation et en gestion documentaire.
• Grande attention aux détails et sens de la précision.
• Excellentes capacités d'analyse et de résolution de problèmes.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale.
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à respecter les délais.
• Excellentes compétences en coordination et en gestion des parties prenantes.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word et PowerPoint).
• Une expérience avec des systèmes de gestion des contrats ou des plateformes ERP constitue un atout.

Pour postuler :

 

1.    Nous vous invitons à remplir le formulaire sur le site en cliquant sur le bouton POSTULEZ ci-dessous tout en joignant votre CV actualisé ou;

 

2.    Nous envoyer votre cv actualisé à l’adresse email recrutement@bensizwe.com,  en mettant comme titre du mail, le poste pour lequel vous postulez.

 

Seuls les candidats répondant au profil seront contactés et/ou convoqués.

 

Bonne chance